Ustawienia dot. RODO

Hello Astra daje możliwość szerokiej konfiguracji ustawień dotyczących przechowywania, przetwarzania i archiwizowania danych kandydatów. Funkcje były konsultowane z certyfikowanymi inspektorami ochrony danych osobowych, a nasi klienci pomyślnie przechodzili wymagające audyty ISO dla różnych branż i poziomów wymagań.

Podczas tworzenia konta firmowego dostarczamy naszym użytkownikom domyślne ustawienia dotyczące przetwarzania danych osobowych kandydatów, które można dostosować zarówno w procesie wdrożenia, jak i później – w panelu administracyjnym.

Okres przetwarzania danych

Na ekranie konfiguracji możliwe jest ustawienie okresu przetwarzania danych zarówno dla zgód na przyszłe procesy rekrutacyjne organizowane przez firmę, jak i na proces, na który kandydat aplikował.

Okres przetwarzania danych w przypadku zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych można ustawić w sekcji „Future recruitment processes”, domyślnie jest to 2 lata, a maksymalnie 10 lat.

Okres przetwarzania danych w przypadku zgody na udział w bieżącym procesie rekrutacyjnym (procesie, na który kandydat aplikował) można ustawić w sekcji „Current recruitment process”, domyślnie dane są przetwarzane bezterminowo (puste pola), można ten okres jednak ograniczyć od 1 miesiąca do 10 lat.

Archiwizacja danych

Po wygaśnięciu zgód dane kandydatów można archiwizować na wypadek m.in. spraw sądowych dotyczących procesu rekrutacji. Jest to funkcja opcjonalna, domyślnie wyłączona. Aby ją włączyć należy zaznaczyć pole „Archive personal data for purposes of court claims” w sekcji “Data archivization”. Maksymalny okres przetrzymywania danych w archiwum to 10 lat.

Dane przetrzymywane w archiwum są zanonimizowane (dzieje się to w momencie wygaśnięcia zgód kandydata) i nieodwracalnie usuwane w momencie wygaśnięcia okresu archiwizacji. Jeśli użytkownik nie wyrazi woli archiwizacji danych, dane są usuwane w momencie wygaśnięcia zgód i nie ma możliwości ich odzyskania.

Profile tymczasowe

W systemie istnieje możliwość tworzenia tymczasowych profili kandydatów. Są to profile dostępne przez określoną liczbę dni, a do ich stworzenia nie są wymagane zgody kandydata na przetwarzanie danych osobowych.

Dzięki temu możesz zarejestrować w systemie fakt kontaktu z kandydatem i tym samym zostawić ślad dla pozostałych członków zespołu, że rozmawiasz z nim i, mimo że nie zdecydował się jeszcze na przesłanie aplikacji, jesteś na drodze do zaangażowania go w proces.

Po uzyskaniu zgód od kandydata, profil tymczasowy automatycznie zostanie przekształcony w standardowy profil. W przypadku upływu terminu ważności profilu tymczasowego przed uzyskaniem zgód, zostanie on usunięty.

Zamknięcie projektu

Domyślnie podczas zamykania projektu dane kandydatów, zaangażowanych w ten projekt zostają usunięte lub zanonimizowane. W sekcji „Project closing” w zakładce GDPR > Config można jednak ustawić okres przechowywania danych po zamknięciu projektu.

Funkcjonalność jest użyteczna, jeśli potrzebujemy nieco więcej czasu, by pozyskać dodatkowe zgody (np. na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych projektów organizowanych przez firmę).

Domyślny język zgód

Na ekranie GDPR > Config, można ustawić również domyślny język zgód i klauzuli informacyjnej. Wyjściowo wybrany jest język angielski. W języku domyślnym wyświetlamy zgody, jeśli nie dodamy tłumaczeń wybranych języków, mimo uruchomienia dla nich strony kariery.